Лайфхаки удаленных коммуникаций от Poly

Автор: Ирина Волкова, Региональный менеджер по маркетингу Poly в России, СНГ, Африке, Турции, Греции, Израиле
Дорогие друзья,

Сегодня, как никогда, стал особенно актуален формат удаленных коммуникаций. Работа из дома может и должна быть эффективной и комфортной. Все чаще мы используем видео-связь для общения с коллегами, клиентами, партнерами. Не нужно избегать такого формата общения. И в связи с этим, я хочу поделиться с вами своим 10-летним опытом проведения видео-совещаний, обучений, виртуальных семинаров, вебинаров, удаленных демонстраций продуктов, собеседований и многих других видео-встреч.

10 лет назад я присоединилась к компании Polycom (теперь Poly). Видео-формат общения стал абсолютно естественным в наших ежедневных рабочих процессах – неотъемлемой частью корпоративной культуры.

Главное начать – попробовать, протестировать такой вид связи с кем-то из «своих», чтобы понять все нюансы подключения, ну и посмотреть на себя и на других на экране монитора, понять как вас будут видеть собеседники, освоиться в новой обстановке. Поиграть с кнопками влючения/выключения звука, включения/выключения камеры, передачи контента, презентации.

Видео-этикет
Видео общение очень схоже с личным. Поэтому, подготовьтесь к видео-встрече так же, как и к личной встрече. Вы должны выглядеть на 100%.
«Мы тебя видим!»

Всегда помните, что во время видео-встречи собеседники вас хорошо видят.
Перед подключением к видео-встрече вы обычно видите свою картинку – как вы выглядите на экране для других. Проверьте ракурс, с которого показывает вас камера, чтобы ваше изображение было не очень крупным и не очень мелким. Создайе гармоничный деловой вид.

Отложите смс переписку, параллельное чтение е-мейлов, телефонные разговоры, обед и т.п. Если возникает срочная ситуация, выключите камеру, проверьте, что звук тоже отключен, решите срочный вопрос и возвращайтесь обратно на встречу, включив видео. Звук всегда держите выключенным. Включайте только когда вы выступаете или участвуете в обсуждении.

Если вы используете мобильные устройства для подключения к видео-совещанию, используйте подставку-чехол, чтобы закрепить телефон (планшет). Ваше изображение будет стабильным, будет сфокусировано на вас, на не на потолок, пол, ухо. Завалиться с планшетом на диван с бутербродом в руке – такой формат не подойдет для деловых встреч, даже если вы будете просто слушать все совещание. Вас хорошо видно!

Освещение

Свет должен освещать ваше лицо. Не садитесь спиной к окну, камера будет затемнять ваше изображение. Вы будете выглядеть как секретный агент в телепрограмме «скандалы, интриги, расследования».





Фон сзади вас
Не у каждого есть отдельный кабинет в идеальном порядке, поэтому проверьте, что ваши собеседники увидят в вашей комнате. Выбирайте такое местоположение, чтобы за вами был нейтральный фон. Пусть ваше рабочее место выглядит так же профессионально, как и вы сами. В некоторых ПО для проведения видео-встреч есть возможность включить виртуальный фон.



Одежда

Не надевайте одежду в мелкую полоску, клетку, «елочку»! Ваши зрители на другом конце видео-сессии видят вибрации и мерцания одежды, которые создают дискомфорт для их глаз, и более того, отвлекаются от важных тем, ради которых была организована встреча.
Белый и черный цвета не самые лучшие для видео, выбирайте, например, розовый, бежевый, синий. Ярко красный может вибрировать на экране.
Одежда не должна отвлекать от лица, поэтому выбирайте вещи без перстрого принта. Я думаю, вы знаете, какой цвет вам к лицу. И, главное, чувствуйте себя естественно.
Плюс домашних видео-встреч – низ комплекта может быть любым ????

Подготовка к встрече

Подключайтесь к совещанию заранее за пару минут. Некоторые встречи защищены логином и паролем. Чтобы у вас было время спокойно найти нужные данные и ввести их для подключения. И, если вы собираетесь показывать участникам файл с презентацией (делиться контентом), подготовьте его, чтобы не копаться в файлах, пытаясь найти финальную версию. Когда вы показываете свой экран, может появиться всплывающее окно с личными сообщениями. Чтобы делиться только рабочей информацией, показывайте только одно окно (файл или приложение), а не весь экран.

Аудио

Отключайте звук, как только вы поприветствовали всех в начале встречи. Включайте звук только тогда, когда вы говорите. Посторонние звуки могут неожиданно появиться от ваших домочадцев, громких авто за окном или соседской собаки. У кого мобильный телефон звонит часто, еще для надежности отключите звук и на нем. Не перебивайте других говорящих. Звук может прерываться. Участники не поймут ни вас ни того, кто говорил. Дождитесь паузы. Говорите четко, в спокойном темпе. Так системе легче сохранять качество звука, при потере качества интернет-соединения.

Мои коллеги в других частях мира также делятся своим советами по организации удобной рабочей среды дома на своих блог-страницах, ссылки на которые собраны на специальных страницах Poly:

Узнать больше о Poly

Блог Poly



ОРГАНИЗУЕМ ОНЛАЙН ОБУЧЕНИЕ
ДЛЯ ПАРТНЕРОВ
Помогаем в выборе формата мероприятия и интересующей тематики, привлечении заинтересованных участников и экспертов


Не выходи из комнаты,
не совершай ошибку!
ЗубрIT – многофункциональный образовательный онлайн-проект компании OCS Distribution, посвященный высоким технологиям. Вместе с экспертами от наших вендоров и партнёров мы рассказываем самыми разными способами и простым языком о бизнесе в IT, инновациях и решениях, которые позволяют видеть неожиданное в повседневном и наращивать собственные компетенции, не выходя за пределы комнаты.




О ПРОЕКТЕ
Кто мы такие?
Уже больше 20 лет компания OCS Distribution поставляет на российский рынок IT-оборудование, программное обеспечение, бытовую технику и электронику. Совместно с ведущими мировыми производителями мы реализуем просветительскую миссию для специалистов, работающих в сфере IT – от технических семинаров и роуд-шоу до сейловых сессий, воркшопов и сертификационных экзаменов для повышения квалификации.

Повсеместная популяризация дистанционного обучения, накопленная экспертиза и логичное продолжение исследовательской, образовательной и инновационной деятельности позволили нам создать собственную образовательную онлайн-платформу «ЗубрIT».

Теперь мы видим своей целью делиться знаниями о бизнесе и высоких технологиях, вопросами и вызовами, проводя углубленные технические обсуждения, проливая свет на то, как мы работаем и как решаем, куда двигаться дальше.
Для кого этот проект?
Для тех, кому не достаточно поверхностного взгляда на проблему или явление. Для тех, кто ценит источники, исследования и советы из первых уст. Для тех, кто хочет знать, как осознанно распоряжаться информацией, собственной профессией и своей ролью на рынке. Для тех, кто интересуется высокими технологиями, инновациями, искусством ведения переговоров и продаж, техническими знаниями и естественными дисциплинами. Для тех, кто учится сам или учит других.
Зачем мы это делаем?
Мы хотим, чтобы в жизни каждого было больше здравого смысла и меньше бесполезной информации, больше критического взгляда и меньше заблуждений. Знать о том, что происходит в сфере — это прекрасно, но ещё прекраснее уметь отфильтровать шум, остановиться и поразмышлять.

Вместе с зубрами IT.